20 maja 2025 r. mija termin, w którym część płatników składek – osób prowadzących pozarolniczą działalność – musi przekazać do ZUS roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne za poprzedni rok. W tym terminie należy również uregulować ewentualną niedopłatę.

Roczną podstawę wymiaru oraz składkę na ubezpieczenie zdrowotne mają obowiązek ustalić przedsiębiorcy, którzy stosowali w 2024 r. opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, według skali podatkowej albo podatkiem liniowym.

Ważne! Osoby prowadzące pozarolniczą działalność ustalają podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości uzależnionej od formy opodatkowania uzyskiwanych z tej biznesu przychodów/ dochodów.

Dokumenty rozliczeniowe

Rozliczenia rocznego trzeba dokonać w dokumencie składanym za kwiecień 2025 r.:

• deklaracji ZUS DRA – w przypadku prowadzenia działalności jednoosobowej; taki przedsiębiorca wypełnia blok XII druku „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”,
• raporcie ZUS RCA – jeśli przedsiębiorca opłaca składki za siebie oraz inne osoby (np. zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców); w tym przypadku należy wypełnić blok III.F „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”.

Wypełniając formularz, należy wskazać dane do wyliczenia rocznej składki odrębnie dla każdej formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych).

Ważne! 20 maja 2025 r. to ostatni dzień, kiedy należy złożyć dokumenty rozliczeniowe za kwiecień 2025 r. wraz z rocznym rozliczeniem składki na ubezpieczenie zdrowotne za 2024 r. To jednocześnie termin, w którym należy uregulować należne składki za kwiecień 2025 r. wraz z ewentualną dopłatą składki rocznej.

Wskazówka: W przypadku składania dokumentów w wersji papierowej, w kalkulacji składki rocznej na ubezpieczenie zdrowotne pomocny jest kalkulator udostępniony na stronie ZUS:

https://www.zus.pl/firmy/przedsiebiorco-przeczytaj-wazne/kalkulator-rocznej-skladki-zdrowotnej

Skutki rozliczenia

Jeżeli w wyniku rocznego rozliczenia zapłacona składka na ubezpieczenie zdrowotne jest:

• wyższa niż ustalona – przedsiębiorcy przysługuje jej zwrot, pod warunkiem że na jego koncie w ZUS nie występują zaległości z tytułu składek ani nie pobrał on nienależnie świadczenia z ubezpieczenia społecznego,
• niższa niż ustalona – należy dopłacić różnicę wraz ze składką za kwiecień 2025 r., czyli do 20 maja 2025 r.

Zwrot nadpłaconej składki

Wniosek o zwrot nadpłaty (RZS-R), która wynika z rocznego rozliczenia ZUS, utworzy się automatycznie i zostanie udostępniony na profilu płatnika na PUE/eZUS na drugi dzień po złożeniu dokumentu z rocznym rozliczeniem.

We wniosku o zwrot przedsiębiorca powinien wskazać numer rachunku bankowego, na który ZUS ma przekazać zwrot. Ma to być jeden z rachunków zapisanych na koncie płatnika w ZUS.

Ważne! Wniosek o zwrot nadpłaty należy wysłać przez PUE/eZUS najpóźniej do 2 czerwca 2025 r.

ZUS zwróci nadpłatę składki na rachunek bankowy najpóźniej do 1 sierpnia 2025 r. Jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot albo złoży go po terminie, ZUS rozliczy nadpłatę na jego koncie płatnika najpóźniej do końca 2025 r.

Korekta miesięcznych rozliczeń

Dokumenty korygujące wysokość składek na ubezpieczenie zdrowotne za poszczególne miesiące 2024 r. można złożyć:

• najpóźniej do dnia, w którym złożono wniosek o zwrot nadpłaty,
• do 1 lipca 2025 r. – jeśli przedsiębiorca nie złoży wniosku o zwrot nadpłaty.

Podstawa prawna:

• art. 81 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 146 ze zm.)

Uprzednie bycie wspólnikiem spółki jawnej nie zamyka możliwości skorzystania z tzw. ulgi na start, mimo braku upływu okresu 60 miesięcznej karencji od utraty tego statusu do dnia otwarcia działalności. Taką interpretację wydał ZUS 23 kwietnia 2025 r. (znak DI/200000/43/351/2025).

Spółką jawną jest spółka osobowa, która prowadzi przedsiębiorstwo pod własną firmą, a nie jest inną spółką handlową. Ustawa – Prawo przedsiębiorców definiuje z kolei „przedsiębiorcę. Z art. 4 tej ustawy wynika, że przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niebędąca osobą prawną, której odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, wykonująca działalność gospodarczą. Przedsiębiorcami są także wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanej przez nich działalności gospodarczej. Zatem status prawny przedsiębiorcy posiada zarówno osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, jak i spółka np. jawna.

Pół roku bez płacenia składek

Ustawa – Prawo przedsiębiorców wprowadza w art. 18 tzw. ulgę na start. Przedsiębiorca będący osobą fizyczną, który:

• podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia i
• nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej

nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej.

Ważne! Z powyższego wynika, że z ulgi na start może skorzystać tylko przedsiębiorca będący osobą fizyczną, i to pod wymienionymi wyżej warunkami.

Skutki w sferze ubezpieczeń społecznych

W tej sprawie ważne jest, że wnioskodawca – osoba fizyczna do 1 stycznia 2024 r. posiadał status wspólnika spółki jawnej, a od 2 kwietnia 2025 r. – status przedsiębiorcy. Tym samym między utratą jednego statusu a zyskaniem drugiego nie upłynął ww. okres 60-miesięcznej karencji.

ZUS wskazał, że ulga na start ma zastosowanie jedynie do osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą na podstawie przepisów ustawy systemowej (art. 8 ust. 6 pkt 1). I taką działalność otworzył przedsiębiorca.

Jednym z warunków jest  niewykonywanie na rzecz byłego pracodawcy w ramach działalności gospodarczej czynności tożsamych do uprzednio wykonywanych w ramach stosunku pracy. Pod pojęciem „byłego pracodawcy” należy w tym przypadku rozumieć każdego pracodawcę, na rzecz którego praca była wykonywana dotychczas, tj. przed dniem rozpoczęcia prowadzonej działalności.

Rozpatrując tę sprawę, ZUS wskazał, że przedsiębiorca w ostatnich 60 miesiącach przed rozpoczęciem prowadzenia działalności gospodarczej nie prowadził działalności gospodarczej, a prowadził działalność pozarolniczą – bo był wspólnikiem spółki jawnej.

Finalnie ZUS stwierdził, że spełniony został warunek z art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców dotyczący nieprowadzenia działalności gospodarczej – w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed rozpoczęciem tej działalności oraz niewykonywania pracy na rzecz byłego pracodawcy. Przedsiębiorca – były wspólnik spółki jawnej – może zatem skorzystać z ulgi na start.

Podstawa prawna: 

• art. 4, art. 18 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.)
• art. 6 ust. 1 pkt 5, art. 8 ust. 6 pkt 5 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350) 

Spółka dokonująca zwrotu kosztów energii elektrycznej, poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania, ma możliwość zaliczenia zwrotu do kosztów uzyskania przychodów. Potwierdza to interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 kwietnia 2025 r. (nr 0114-KDIP2-2.4010.100.2025.2.ASK).

Uzasadnienie spółki

Spółka zamierzająca udostępnić swojemu pracownikowi samochód służbowy o napędzie elektrycznym wystąpiła z wnioskiem o potwierdzenie słuszności swojego stanowiska w zakresie możliwości zakwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów zwrotu kosztów energii elektrycznej, poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania.  

Spółka zamierzała uregulować kwestie związane z udostępnieniem samochodu pracownikowi poprzez wprowadzenie odpowiedniej dokumentacji w postaci zawartej z pracownikiem umowy przekazania samochodu oraz obowiązującego wszystkich pracowników korzystających ze służbowych aut regulaminu udostępniania i powierzania oraz korzystania z samochodów służbowych. Zgodnie z treścią tych dokumentów podstawowym celem przekazania pracownikowi samochodu miało być umożliwienie mu prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych wykonywanych na rzecz spółki. Bez korzystania z samochodu wykonywanie obowiązków byłoby utrudnione ze względu na zakres powierzonych obowiązków, sprawowane funkcje oraz związane z tym wymagania odnośnie dyspozycyjności i mobilności pracownika. Jak wskazała spółka, powyższe działania są niewątpliwie powiązane z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, która jest ukierunkowana na uzyskiwanie przychodów m.in. z napraw i konserwacji statków i łodzi.

Jednocześnie spółka dopuściła możliwość korzystania przez pracownika z powierzonego mu samochodu także w celach prywatnych na zasadach ściśle określonych w umowie.

Koszty bez prowadzenia ewidencji

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził prawidłowość stanowiska spółki o możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zwrot kosztów energii elektrycznej poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego w przydomowej stacji ładowania.

Spółka nie zamierzała prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu właściwej dla celów VAT, niezbędnej do ustalenia faktu, że samochody są używane wyłącznie do celów działalności gospodarczej. W związku z wykorzystywaniem samochodu zarówno do celów służbowych, jak i osobistych, wydatki będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów w wysokości 75%.

Ważne! Przy braku ewidencji przebiegu pojazdu do kosztów uzyskania przychodów można wliczyć 75% wydatków.  

Kwalifikacja wydatków

Ładowanie służbowego samochodu elektrycznego odbywać się będzie przy udziale oddzielnego punktu poboru energii, który jest dedykowany wyłącznie do ładowania przedmiotowego samochodu służbowego. Punkt poboru energii będzie przypisany do miejsca postojowego pracownika i będzie posiadał licznik energii elektrycznej rejestrujący wyłącznie zużycie prądu na potrzeby ładowania pojazdu. Ponadto do punktu poboru energii zostanie podłączona ładowarka AC, wyposażona w funkcję zdalnego dostępu przez internet oraz system rejestracji zużycia energii elektrycznej na potrzeby ładowania danego samochodu. Ładowarka zostanie zintegrowana z kartą ładowania przypisaną do konkretnego samochodu służbowego, w związku z czym system umożliwi generowanie szczegółowych raportów dotyczących zużycia energii na potrzeby ładowania pojazdu. Kalkulacja i koszt zużytego prądu będzie wynikała z faktury wystawionej na pracownika, którą otrzyma z zakładu energetycznego za cały zużyty prąd. Następnie pracownik zsumuje łączną ilość zużytego prądu do ładowania samochodu w ciągu danego okresu oraz przygotuje zestawienie zgodnie z zawartą umową i przekaże spółce w celu uzyskania zwrotu za ładowanie pojazdu własnym prądem do celów służbowych. Pracownik w pierwszej kolejności ureguluje należności wynikające z faktury, a następnie spółka, na jego wniosek, dokona zwrotu poniesionych przez niego wydatków.

Spółka przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów  wzięła pod uwagę ich celowość, potencjalną możliwość przyczynienia się do osiągnięcia przychodów, racjonalność – to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu, ale również brak wykluczenia z kosztów uzyskania przychodów.

Wobec powyższego możliwe będzie zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu.

Podstawa prawna

ZUS wydał 28 kwietnia 2025 r. ciekawą interpretację dotyczącą braku składkowania umowy zlecenia, którą wykonuje student obywatelstwa ukraińskiego (znak DI/100000/43/129/2025).

Zlecenie jako tytuł ubezpieczeniowy

Zgodnie z art. 6 ust. 1 pkt 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoby fizyczne, które na obszarze Polski są osobami wykonującymi pracę na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Nie dotyczy to jednak osób, które są uczniami szkół ponadpodstawowych lub studentami, do ukończenia 26 lat.

Stanowisko ZUS

ZUS wskazał, że ustawa systemowa uzależnia brak obowiązku ubezpieczeń społecznych z tytułu zawartej umowy zlecenia od wieku oraz posiadania przez zleceniobiorcę statusu studenta.

Podkreślił, że osoba, która posiada status studenta do ukończenia 26 lat, nie podlega ubezpieczeniom społecznym ani obowiązkowo ani dobrowolnie z tytułu umowy zlecenia. Tym samym nie istnieje również obowiązek opłacania składek na te ubezpieczenia.

Dodatkowo przy ustalaniu obowiązku ubezpieczeń społecznych studenta, który wykonuje pracę na podstawie umowy zlecenia, nie ma znaczenia jego obywatelstwo ani kraj odbywania przez niego studiów.

Jeżeli więc zleceniodawca posiadający na terytorium Polski swoją siedzibę zawiera umowę zlecenia z obywatelem Ukrainy, który posiada status studenta ukraińskiej uczelni, to na zleceniodawcy nie ciąży obowiązek opłacania za tę osobę składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce.

Wyłączenia od wyłączeń

Końcowo ZUS dodał, że obowiązek ubezpieczeń społecznych nie będzie wyłączony w stosunku do zleceniobiorców, którzy wprawdzie są studentami do 26. roku życia, lecz wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia:

•  którą zawarli z pracodawcą, z którym pozostają w stosunku pracy, lub
• jeżeli w ramach umowy zlecenia wykonują pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostają w stosunku pracy.

W tych szczególnych przypadkach zleceniobiorca jest traktowany dla potrzeb ubezpieczeń społecznych jak pracownik.

Podstawa prawna:

• art. 6 ust. 1 pkt 4 i ust. 4, art. 11 ust. 2, art. 12 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 350)

Ustalony w planie urlopów lub indywidualnie z pracownikiem termin urlopu wypoczynkowego może ulec przesunięciu z powodu wystąpienia przyczyny usprawiedliwiającej nieobecność w pracy, jak również powstania szczególnych potrzeb pracodawcy. Przesunięcie może nastąpić także na wniosek pracownika, którym jednak pracodawca nie jest związany. Urlopu, który został przesunięty, pracodawca udziela pracownikowi w terminie z nim uzgodnionym, ale nie później niż do końca września roku następnego.

Przepisy kodeksu pracy przewidują trzy grupy sytuacji, w których nierozpoczęty urlop wypoczynkowy może albo musi zostać przesunięty:

• przyczyny usprawiedliwiające nieobecność w pracy,
• ważne przyczyny wskazane przez pracownika, które nie stanowią jednak przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy,
• szczególne potrzeby pracodawcy.

Przyczyny usprawiedliwiające nieobecność

Art. 165 k.p. wskazuje przykładowy katalog najczęściej występujących przyczyn nieobecności w pracy skutkujących koniecznością przesunięcia terminu nierozpoczętego urlopu wypoczynkowego (czyli uniemożliwiających rozpoczęcie urlopu). Jest to:

• czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
• odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
• powołanie na ćwiczenia wojskowe w ramach pasywnej rezerwy, stawienie się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie albo stawienie się do pełnienia służby w aktywnej rezerwie, na czas do 3 miesięcy,
• urlop macierzyński (a także ojcowski, rodzicielski, na warunkach urlopu macierzyńskiego).

Ważne! Nie jest to katalog zamknięty. Urlop nierozpoczęty ulega przesunięciu w przypadku każdej sytuacji usprawiedliwiającej nieobecność w pracy.

Przykład: Pracownik miał zaplanowany urlop wypoczynkowy. Dzień przed pierwszym dniem urlopu wpłynęło zwolnienie lekarskie w związku z chorobą dziecka (zasiłek opiekuńczy). 
Konieczność sprawowania przez pracownika osobistej opieki nad chorym dzieckiem jest jedną z  przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy. Sytuacja ta uniemożliwia rozpoczęcie urlopu, więc urlop musi zostać przesunięty.

Wniosek pracownika

W art. 164 § 1 k.p. przewidziana została możliwość przesunięcia terminu urlopu w indywidualnych przypadkach, gdy wystąpią zdarzenia uniemożliwiające wykorzystanie przez pracownika urlopu w przewidzianym terminie.

Ważnymi przyczynami wskazanymi w tym przepisie są okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego zamierzeniami, które jednak nie są przyczynami usprawiedliwiającymi nieobecność w pracy (np. wydarzenie rodzinne uniemożliwiające wyjazd, nieuzyskanie wolnego przez współmałżonka).

Ważne! Pracodawca każdorazowo swobodnie ocenia wagę wskazanej przez pracownika przyczyny i swobodnie podejmuje decyzję odnośnie zgody na przesunięcie terminu urlopu.

W uzasadnieniu wyroku z 27 listopada 1997 r. (I PKN 393/97) Sąd Najwyższy wskazał, że zarzutu nadużycia prawa nie można stawiać pracodawcy odmawiającemu przesunięcia terminu urlopu ze względu na cele sprzeczne z jego wypoczynkową funkcją, chyba że przemawiałby za tym szczególny interes osobisty lub rodzinny pracownika.

Pracodawca powinien każdorazowo ocenić wniosek analizując to, czy wskazane przyczyny są obiektywnie ważne oraz – co nie zostało wprost wyrażone w treści art. 164 § 1 k.p., ale jak najbardziej ma znaczenie – potrzeby zakładu pracy.

Szczególne potrzeby pracodawcy

Możliwość jednostronnego przesunięcia terminu urlopu przez pracodawcę nie jest całkowicie  swobodna. Obejmuje tylko te sytuacje, w  których z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 k.p.), a okoliczności te nie były znane pracodawcy w chwili sporządzania planu urlopów lub ustalenia z pracownikiem terminu urlopu (np. awaria, kontrola skarbowa wymagająca obecności księgowego).

Przykład: Nie można uzasadnić przesunięć  ustalonych w planie urlopów terminów urlopów na okres wakacyjny tym, że w tym czasie w związku ze specyfiką działalności firmy corocznie jest zwiększone zapotrzebowanie na pracę.
Przesunięcie terminu urlopu może jednak uzasadnić to, że akurat w okresie ustalonego urlopu nawarstwiło się dużo nieobecności z różnych powodów, na które pracodawca nie ma wpływu (choroby, urlopy związane z rodzicielstwem) i nieobecność  kolejnej osoby groziłaby poważnym zakłóceniem działalności.

Wydatki do zwrotu

Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany zwrócić pracownikowi poczynione wydatki. Jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków (wyrok WSA w Gorzowie Wielkopolskim z 28 kwietnia 2010 r., I SA/Go 56/10).

Podstawa prawna:

• art. 164, art. 165 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 277)