By móc korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, zarówno przedsiębiorca, jak i osoby działające w jego imieniu, muszą dokonać uwierzytelnienia. Co ważne, uwierzytelnienie jest czym innym niż autoryzacja. Uwierzytelnienie to proces weryfikacji tożsamości użytkownika, polegający na potwierdzeniu, że dana osoba jest tym, za kogo się podaje. Jednym ze sposobów uwierzytelnienia będzie certyfikat KSeF – wniosek o jego wydanie będzie można złożyć już od 1 listopada 2025 r.

Uwierzytelnienie w KSeF odbywa się za pomocą jednego z poniższych środków: 

• kwalifikowany podpis elektroniczny,
• profil zaufany ePUAP,
• kwalifikowana pieczęć elektroniczna,
• certyfikat KSeF,
• podpis zaufany,
• token.

Podpis elektroniczny, podpis zaufany, profil zaufany ePUAP oraz kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie budzą wątpliwości. Są to sposoby identyfikacji, z którą przedsiębiorcy mają do czynienia na co dzień. Inaczej jest z certyfikatami KSeF oraz tokenami.
 

Certyfikaty KSeF 

Z założenia certyfikaty KSeF będą potrzebne w sytuacji, gdy zastosowanie będzie miał jeden z trybów szczególnych wystawiania faktur:

• tryb offline,
• tryb offline24,
• tryb awaryjny.

W powyższych sytuacjach certyfikat będzie podatnikowi niezbędny do oznaczenia faktury kodem QR, który potwierdza tożsamość wystawcy faktury. Potwierdzenie to może dotyczyć:

• konkretnej osoby fizycznej – jeśli certyfikat jest wystawiony na taką osobę, albo
• podmiotu – jeśli w ten sposób został przypisany.

Wniosek od 1 listopada 2025 r.

Aby posiadać certyfikat KSeF, podatnik powinien złożyć wniosek o jego wydanie – będzie to możliwe od 1 listopada 2025 r. Wniosek będzie można złożyć poprzez: 

• Aplikację Podatnika KSeF lub
• aplikacje komercyjne zintegrowane z KSeF API, które oferują taką możliwość.

Ważne! Certyfikatem będzie się można posługiwać od 1 lutego 2026 r.

Do złożenia wniosku konieczne będzie uwierzytelnienie się w systemie (np. profilem zaufanym lub przy wykorzystaniu kwalifikowanego podpisu elektronicznego). Wniosek powinien zawierać dane identyfikujące osobę fizyczną lub podmiot, dla którego certyfikat ma zostać wydany.

Po pozytywnym przetworzeniu wniosku certyfikat będzie wygenerowany i gotowy do pobrania.

Ważne! Wydane certyfikaty będą ważne maksymalnie 2 lata od daty ich wytworzenia.

Tokeny KSeF 

Token to specjalny, 40-cyfrowy ciąg znaków alfanumerycznych, generowany przez Krajowy System e-Faktur. 

Ważne! Dla wygenerowania pierwszego tokena autoryzacyjnego konieczne jest uprzednie uzyskanie dostępu do systemu przy wykorzystaniu innej metody – np. profilu zaufanego czy kwalifikowanego podpisu elektronicznego. 

Tokeny są przypisane nie tylko do konkretnej osoby lub organizacji, ale również do zakresu uprawnień – w zależności od uprawnienia może zostać wygenerowany zarówno do wystawiania, jak i przeglądania faktur. Jako metoda uwierzytelniania są one polecane m.in. dla biur rachunkowych, ponieważ pozwalają na obsługę wielu klientów bez każdorazowego logowania do systemu.

Krajowy System e-Faktur nie określa czasu, w jakim token jest ważny (z wyjątkiem daty wskazanej jako koniec ich funkcjonowania w systemie, czyli 31 grudnia 2026 r.). Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika lub do dnia odebrania uprawnień użytkownikowi. 

 
Ważne! Tokeny mają funkcjonować do końca 2026 r.; wtedy zostaną zastąpione certyfikatami KSeF.
 

Przedsiębiorca, który chce w grudniu nie płacić składek ZUS i zyskać dodatkowe środki na rozwój działalności, musi złożyć wniosek w listopadzie - przypomina Ministerstwo Rozwoju i Technologii. Wakacje składkowe to wsparcie finansowe dla mikroprzedsiębiorców. Państwo opłaca składki ZUS za jeden wybrany miesiąc w roku, a przedsiębiorca zachowuje pełnię praw do świadczeń.

Więcej w bezpłatnym serwisie Prawo.pl>>

Znane są już limity podatkowe, jakie będą obowiązywać przedsiębiorców w przyszłym roku. 

Średni kurs euro ogłoszony przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy wyniósł 4,2586 zł/euro (tabela nr 190/A/NBP/2025 z 1 października 2025 r.). Na tej podstawie ustalone zostały limity podatkowe obowiązujące w kolejnym roku. 

Tabelaryczne zestawienie limitów podatkowych obowiązujących w 2026 r. 

 
   
Podstawa prawna: 

• art. 5a pkt 20, art. 22k ust. 7, art. 22k ust. 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
• art. 4a pkt 10, art. 16k ust. 7, art. 16k ust. 12 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.)
• art. 2 pkt 25 lit. a, art. 2 pkt 25 lit. b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)
• art. 4 ust. 2, art. 6 ust. 4, art. 21 ust. 1b ustawy z 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 843) 

Jednym z obowiązkowych elementów faktury jest data wystawienia dokumentu. Co do zasady powinno to nastąpić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę (z ustawowymi wyjątkami). Krajowy System e-Faktur delikatnie "namiesza" w tym zakresie.

Przepisy ustanawiające obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wskazują, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Wniosek jest taki, że dopóki faktura nie zostanie wysłana do KSeF, nie jest wystawiona.

 
Ważne! Można stwierdzić, że dopóki faktura nie zostanie przesłana do systemu, to nie istnieje.

Jednocześnie należy zauważyć, że nie ma przepisu określającego termin, w którym wygenerowana faktura powinna trafić do KSeF.

Warto zwrócić uwagę na odpowiedź Ministerstwa Finansów w zakresie terminu wystawienia faktury. Pytanie brzmiało: Czy dokument musi zostać wysłany do KSeF w dniu wystawienia (jeśli data wystawienia w pliku ma być tożsama z datą bieżącą)? Nie ma możliwości wysłania np. następnego dnia?
Odpowiedź Ministerstwa Finansów brzmiała: (…) Dokument może zostać wysłany kolejnego dnia, przy zachowaniu ustawowo określonych terminów dotyczących wystawiania faktur.

Oznaczenie w polu przeznaczonym do wskazania daty wystawienia dokumentu nie powoduje automatycznie, że podatnik musi w tym samym dniu wysłać fakturę do Krajowego Systemu e-Faktur. W myśl odpowiedzi Ministerstwa Finansów należy zauważyć, że najważniejszym terminem przesyłania faktur do KSeF jest ustawowy termin ich wystawienia. Warto jednocześnie zwrócić uwagę, że z odpowiedzi tej (ani tym bardziej z przepisów) nie wynika zakaz wysyłania faktur później niż dzień po dacie wygenerowania faktury (mając oczywiście na uwadze terminy ustawowe wystawiania faktur). Biorąc jednak pod uwagę powyższe, bezpieczną opcją jest przesyłanie dokumentów najpóźniej dzień po dacie ich wystawienia.

Ustawowe wyjątki

Ustawa o podatku od towarów i usług zmieniona / dostosowana do KSeF przewiduje alternatywny sposób wystawiania faktur przez podatników obowiązanych do wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Chodzi o wystawianie faktur elektronicznie zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej w trybie offline24.

Ten tryb ma zastosowanie w sytuacji przejściowych problemów technicznych po stronie podatnika, jak np. brak dostępu do internetu. Faktury wystawiane przez podatnika należy wówczas przesłać do systemu niezwłocznie, nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia, w celu nadania jej numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Ważne! Oznacza to, że jeśli podatnik zdecyduje się na wystawienie faktury w trybie offline24, będzie zobowiązany do jej przesłania do systemu najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Kiedy faktura staje się fakturą

Trzeba pamiętać, że faktura wygenerowana w systemie, ale nie przesłana do KSeF, nie jest fakturą w sensie prawnym i nie powinna być przekazywana kontrahentowi – z wyjątkiem sytuacji, gdy została wystawiona offline.
 

Ważne! Ewentualne różnice między datą wystawienia faktury wskazaną na fakturze przez podatnika a datą wykazaną w KSeF ID nie będą miały dla podatnika negatywnych konsekwencji w postaci odrzucenia faktury przez system.

Podstawa prawna:

• art. 106na ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)
   

Gdy przy zakładaniu działalności gospodarczej przedsiębiorca poda we wniosku w CEIDG kod tytułu ubezpieczenia właściwy przy opłacaniu składek na preferencyjnych zasadach, nie może już skorzystać z tzw. ulgi na start.  

Taki wniosek wynika m.in. z indywidualnej interpretacji ZUS wydanej 30 grudnia 2021 r., znak: DI/100000/43/823/2021. 

Prawo do "ulgi na start" 

Podstawy normatywne tzw. ulgi na start określa ustawa – Prawo przedsiębiorców. Z jej art. 18 wynika, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną: 

• który podejmuje działalność gospodarczą po raz pierwszy albo podejmuje ją ponownie po upływie co najmniej 60 miesięcy od dnia jej ostatniego zawieszenia lub zakończenia,
• nie wykonuje jej na rzecz byłego pracodawcy, na rzecz którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym wykonywał w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej, 

- nie podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez okres 6 miesięcy od dnia podjęcia działalności gospodarczej. 

Warunkiem skorzystania z ulgi na start jest zgłoszenie się w ZUS do ubezpieczenia zdrowotnego z dedykowanym kodem ubezpieczenia, który zaczyna się od cyfr 05 40, w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

Ważne! Przedsiębiorca może zrezygnować z ulgi na start przez dokonanie zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych. 

To wyjątek od reguły 

Z orzecznictwa sądowego (por. wyrok Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 26 czerwca 2019 r., sygn. akt III AUa 139/19) wynika, że:

• każdy przedsiębiorca rozpoczynający działalność gospodarczą, który nie podlega ubezpieczeniu z innych tytułów, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności,
• osoba fizyczna, która rejestruje działalność gospodarczą i nie jest ubezpieczona z innego tytułu, ma obowiązek zgłosić się do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego i opłacać składki na przedmiotowe ubezpieczenia. 

Stanowisko ZUS 

W ramach analizy ZUS m.in. ustalił, że przedsiębiorca założył działalność gospodarczą i zamierzał skorzystać z ulgi na start, ale pomyłkowo zgłosił się do opłacania składek preferencyjnych (tj. składek na ubezpieczenia społeczne opłacanych od podstawy nie niższej niż 30% minimalnego wynagrodzenia).

ZUS, przywołując odpowiednią podstawę prawną, wskazał, że zasadą jest, iż osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą podlegają obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym i wypadkowemu od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności do dnia zaprzestania wykonywania tej działalności, z wyłączeniem okresu na który wykonywanie działalności zostało zawieszone. „Ulga na start” – czyli brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, to zaś wyjątek od tej zasady. Wobec okoliczności, że wnioskodawca nie wskazał, że chce skorzystać z tego uprawnienia, gdy dokonywał zgłoszenia do ubezpieczeń, brak jest podstaw do uznania, że wybrał tę ulgę.  

Podstawa prawna: 

• art.18 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.)

Krajowy System e-Faktur staje się rzeczywistością. Rozpoczęcie jego działania na skalę krajową jest coraz bliżej. Warto przygotować się do niego odpowiednio wcześniej, by zminimalizować ryzyko wystąpienia problemów i wątpliwości. Jakie daty są kluczowe przy wdrażaniu KSeF? 

• 1 września 2025 r. – wyłączenie środowiska testowego KSeF 1.0 (nowi użytkownicy będą mogli rozpocząć pracę dopiero w środowisku testowym KSeF 2.0 – z dotychczasowego środowiska testowego mogą korzystać podatnicy, którzy pracowali na nim przed 1 września),
• 30 września 2025 r. – uruchomienie środowiska testowego KSeF 2.0 i start testów otwartego API (chodzi o testowanie oprogramowania służącego do wymiany informacji między KSeF a dostępnymi na rynku programami służącymi do fakturowania – informacja istotna przede wszystkim dla dostawców programów księgowych),
• 15 października 2025 r. – możliwość integracji z KSeF przez API w środowisku przedprodukcyjnym (wersja demo),
• 1 listopada 2025 r. – uruchomienie MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień), który jest niezbędny do pobierania certyfikatów oraz nadawania uprawnień w systemie,
• 3 listopada 2025 r. – start testów Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 w środowisku testowym,
• 15 listopada 2025 r. – udostępnienie Aplikacji Podatnika przez Ministerstwo Finansów w środowisku przedprodukcyjnym,
• wrzesień – grudzień 2025 r. – cykl spotkań organizowanych przez Ministerstwo Finansów „Środy z KSeF”, na których uczestnicy dowiedzą się m.in. w jaki sposób pobierać certyfikaty, jak wystawiać i odbierać faktury w systemie czy też jakie funkcje oferują narzędzia udostępniane przez MF,
• 26-31 stycznia 2026 r. – przerwa techniczna i wyłączenie KSeF 1.0,
• 1 lutego 2026 r. – rozpoczęcie obowiązywania KSeF dla największych podmiotów (u których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł),
• 1 kwietnia 2026 r. – rozpoczęcie obowiązywania KSeF dla pozostałych przedsiębiorców (z wyjątkiem przedsiębiorców nieposiadających stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce jak również przedsiębiorców wystawiających faktury na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej). 

Podstawa prawna: